Organizasyon ve görev tanımlarının oluşturulmasında 4 temel adımı izlemekteyiz.
Süreç haritalarının oluşturulması
İş analizi
Görev tanımlarının oluşturulması
Organizasyon şemasının oluşturulması
Süreçlerin Haritalarının Oluşturulması
Oluşturulan görev tanımları, iş değerlemesi, organizasyon şeması, ücret politikası gibi tüm İK fonksiyonları, hangi yöntem kullanılarak belirlenirse belirlensin temelde süreçler, akışları ve birbiriyle olan etkileşimleri net bir şekilde belirlenmediyse o kurumda hep gri alanlar olacaktır. Genelde de yaşanan motivasyon, iletişim, işi sahiplenmeme, performansı ölçememe gibi birçok problem de bu arayüzlerde kalan gri alanlar sebebiyle ortaya çıkmaktadır. Süreç haritalarının belirlenmesi ve etkileşimlerinin tanımlanmasıyla birlikte diğer tüm iş fonksiyonları sağlam bir zemine oturtulabilmektedir.
Süreç haritalarının oluşturulması danışmanlık hizmetimizi atölye çalışmalarıyla ve ilgili departman sorumlularıyla birlikte aşağıdaki şekilde yürütmekteyiz:
Süreç bilgilendirme eğitimi
Üst yönetim ve süreç sahiplerinin katılımı ile süreç etkileşim şemalarının oluşturulması
Süreç tanımlamalarının gerçekleştirilmesi
Süreç akış şemalarının oluşturulması
Süreç etkileşimlerinin departman yöneticisi ve üst yönetimin katılımı ile tartışılması (gri alanların netleştirilmesi)
Süreç tanımlamalarından yararlanarak organizasyon şeması ve görev tanımlamalarının oluşturulması
Organizasyon şeması ve görev tanımlarının duyurulması
İşletmelerin hedef ve amaçları doğrultusunda hem çalışanların hem de yapılan işlerin bölüm, birim ve departman gibi alt gruplara ayrılması faaliyetlerin etkin yürütülmesine, görev tanımlarının yapılmasına, özelliklerin belirlenmesine ve insan kaynaklarının etkin bir şekilde kullanılmasına olanak tanır.
DBS Danışmanlık bu doğrultuda yapılan işlerin gereklilikleri, öncelikleri ve ilişkileri ortaya koyar, içeriği, niçin ve nasıl yapıldığı göz ardı etmeden işletmenin hedefleri, kaynakları, stratejileri ve hizmetleri gibi kurum bilgilerinin yanında çevresel faktörleri de hesaba katarak iş analizini yapar. İşi ve işi yapan kişinin sahip olması gereken bilgi ve beceri ve sorumluluklara dair kapsamlı bir çalışma ortaya koyar. Buna göre de en iyi en verimli organizasyon şeması ve görevleri belirler ve uygulamaya geçer.
İş Analizi
İyi bir personel seçimi için önce çalışanların yapacağı işlerin belirlenmesi gerekir. İşte bu amaçla, ilk olarak çalışanlar tarafından tek tek ya da toplu olarak yerine getirilen işlerin ayrıntılı olarak incelenmesi gerekir.
İş analizi olarak adlandırılan bu inceleme sürecinde;
İşin gerekleri nelerdir?
İş nasıl yapılır?
İş ne zaman yapılır?
İş nerede yapılır?
İş neden yapılır? gibi temel sorulara cevap aranır.
İş analizinin amaçları şöyle sıralanabilir.
Gelecekte duyulabilecek çalışan ihtiyacını ve bu çalışanların ihtiyaçlarını saptayarak insan kaynakları planlamasına yardımcı olmak.
İşe alımdaki açık ve kesin kriterleri oluşturmak.
Şu andaki ya da gelecekte ortaya çıkabilecek eğitim ihtiyacını tespit etmek.
Performans standartlarını belirlemek.
Kariyer planının sağlıklı bir şekilde yapılmasını sağlamak.
Olumsuz çalışma koşullarını ortadan kaldırmak.
İş değerlemesi için her bir işin göreceli önemini ortaya koymayı sağlayacak temel bilgilere ulaşmak.
İş ve işçilerin yasal düzenlemelerinin yapılmasında gerekli verileri sağlamak.
Bu amaçlar doğrultusunda, gözlem, anket, mülakat gibi teknikler kullanılarak iş analizi süreci gerçekleştirilir.
Görev Tanımları
İş analizinin bir uzantısı olan görev tanımları; işin organizasyon içindeki yerini ve önemini belirler. Görev tanımları; iş analizi ile elde edilen bilgilerin sistematik ve bilinçli bir şekilde sunulmasıdır.
Görev tanımının amaçları:
İşin yapılma amacını belirlemek
Gerekli olan yetenek ve sorumlulukları saptamak
İşin diğer işlerle ilişkisini belirlemek
İş şartlarını çalışanlar açısından belirli hale getirmek
Görev tanımlarının ortak amacı, işin kimliğinin ortaya çıkarılmasıdır. Ancak görev tanımı, işin kimliği dışında, işlerin ayrıntılı özelliklerini, diğer işlerle ilişkilerini ve onlardan ayrıldığı yönleri de belirlemektedir.
Görev tanımlarında dikkat edilmesi gereken önemli bir nokta, görev tanımının işi yapan kişiyi değil, işin kendisini tanımlaması ve bu tanımlamaların açık ve anlaşılır ifade ile yapılmasıdır.
Organizasyon şeması
Organizasyon şeması kuruluşların üst yönetimden başlayarak bir kuruluşda kimin kime bağlı olarak çalıştığını , işletmedeki hiyerarşiyi gösterir şematik görsel ifadelerdir.
Organizasyonlar dikey , yatay olabilmektedir.Bu durum ilgili işletmenin yönetim prensipleri ile bağlantılı olarak değişkenlik gösterebilmektedir. Dolayısıyla ne kadar doğru tasarlanırsa işletmenin uzun vadede karlılığına direkt etki eden önemli bir çalışmadır. Birçok firma bu konuya gerekli hassasiyeti göstermediği için kısa ve uzun vadede para, zaman ve işgücü kaybetmektedirler.
Kısacası amacımız işletmenizin işinize odaklı, müşteri odaklı ve çalışan memnuniyetini sağlayıcı bir yapıya kavuşmasını sağlamaktır.